Máy in văn phòng là một sản phẩm hầu như không thể thiếu ở tất cả các văn phòng hiện đại. Vì nó phục vụ đắc lực trong việc in ấn các loại văn bản, tài liệu, chứng từ cơ bản thường dùng. Thông thường trong các văn phòng hiện nay máy in được sử dụng chủ yếu là những loại máy in laser, máy in kết hợp với photocopy hoặc máy in phun.
Việc tìm hiểu cách bảo quản máy in văn phòng hiệu quả rất quan trọng, không chỉ đơn thuần làm cho máy hoạt động tốt, kéo dài tuổi thọ của máy, tăng hiệu suất làm việc mà còn tiết kiệm chi phí sử dụng thiết bị máy văn phòng.
Thông thường cách bảo quản máy in văn phòng hiệu quả, ta nên lưu ý những điểm sau:
1. Bảo dưỡng định kỳ và vệ sinh máy
Với việc vệ sinh máy, người dùng có thể dùng khăn ẩm và mềm lau sạch bụi tại các bộ phận bên ngoài như vỏ máy, khay đựng giấy, bánh cao su cuốn giấy. Tuy nhiên công việc vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ máy bên trong nên dành cho những người thợ chuyên nghiệp để tránh những hư hỏng đáng tiếc do vệ sinh không đúng cách. Thông thường việc vệ sinh có thể là mỗi tuần, mỗi tháng nhưng tối đa là ba tháng một lần.
2. Dùng giấy in chất lượng tốt
Sử dụng giấy in chất lượng tốt rất quan trọng, không chỉ đơn thuần làm bản in đẹp hơn mà giấy tốt sẽ tránh hiện tượng kẹt giấy có thể làm hư hỏng bộ phận nhận giấy hoặc những bộ phận khác trong máy. Ngoài ra nếu giấy in bị rách khi đang in, những phần bị rách này có thể ở lại trong máy và làm máy hỏng nhanh.
3. Một số vấn đề vận hành máy
Với hầu hết các loại máy in phun không nên tắt máy ngay khi vừa sử dụng xong mà cần chờ cho máy đủ thời gian thực hiện che đầu phun lại, bảo vệ đầu phun tránh bị khô mực tại đầu phun.
Khi sử dụng máy xong nên tắt bằng nút On/Off trên máy in, không nên tắt bằng cách rút dây hoặc tắt nguồn điện.
4. Vị trí đặt máy
Máy in cần được đặt tại nơi bằng phẳng, dây cáp máy in và cáp điện phải gọn gàng. Không nên đặt máy in trong môi trường ẩm, bụi bẩn, hoặc nóng. Vị trí đặt máy cũng cần tránh vướng víu bàn làm việc, giúp việc in ấn được thuận tiện, gọn gàng hơn. Nên đặt máy ở nơi thông thoáng và ngoài tầm với trẻ em.
5. Bảo vệ hộp mực máy in
Hộp mực máy in rất quan trọng, cần được giữ cho khô. Với máy in laser không để hộp mực ngoài ánh sáng. Với máy in phun mầu nên thường xuyên kiểm tra các lỗ phun mực trên đầu in, không để đầu phun bị khô mực dẫn tới tình trạng tắc mực.