Hiện nay trong tất cả các văn phòng hiện đại máy in là một thiết bị không thể thiếu. Máy in được kết nối với máy tính sẽ dễ dàng in ra một văn bản, hình ảnh, nội dung của tài liệu đã có trên máy được làm ra từ một phần mềm chuyên dụng nào đó.

Những loại máy in văn phòng phổ biến thường là những loại máy nhỏ gọn, tính năng thông minh, cách thức sử dụng đơn giản, bền và dễ thay thế, sửa chữa. Bên cạnh đó giá cả cũng phải rẻ, phù hợp với việc trang bị số lượng nhiều cho nhiều văn phòng khác nhau.

Trên thị trường máy in có rất nhiều loại khác nhau, nhưng những loại máy in văn phòng được sử dụng phổ biến nhất mà ta thường thấy hiện nay là:

1. Máy in laser

Đây là loại máy in sử dụng thông dụng nhất hiện này, máy in laser hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laser để chiếu lên một chiếc trống từ, trống từ tiếp tục quay qua ống mực có tính chất từ để mực được hút vào trống và giấy được chuyển qua trống đưa mực được bám vào giấy và xuất đi tiếp sang chu kỳ sau. Sau khi nhận mực in qua hệ thống trống mực, tờ giấy tiếp tục đi qua hệ thống ép nhiệt để mực chết hoàn toàn, cho ra sản phẩm in hoàn thiện.

Máy in laser rất nhỏ gọn, dễ sử dụng, bền, in được tốc độ cao, chi phí cho mỗi bản in tương đối thấp và đặc biệt chi phí máy không cao (có thể nói là rẻ hơn rất nhiều so với những loại máy in khác) lên đã trở thành một lựa chọn hoàn hảo trong các loại máy in văn phòng.

2. Máy in kim

Máy in kim vận hành dựa trên các kim để chấm qua một băng mực làm mực hiện lên trang giấy cần in. Máy in kim cũng khá gọn nhẹ, kiểu dáng hiện đại, chi phí thấp. Nhược điểm là hơi ồn, độ phân giải thấp và tốc độ in chậm. Hiện nay ta chủ yếu nhìn thấy máy in kim được sử dụng trong những công việc có tính đặc thù như: trong ngân hàng, siêu thị để in các loại hóa đơn tính tiền.

3. Máy in phun

Nguyên lý của máy in phun là mực in sẽ được phun qua một lỗ nhỏ (đầu phun) theo từng giọt với tốc độ đủ lớn để tạo ra các điểm mực giúp bản in có chất lượng in sắc nét. Các máy in phun thường có cấu tạo 4 hoặc 6 mầu, đảm bảo cho việc in hình ảnh đa sắc dễ dàng.

Ở Việt Nam hiện nay hầu hết đều sử dụng những loại mực máy in phun giá rẻ và được đổ từ ngoài thông qua một hệ thống cấp mực rời, việc sử dụng loại mực này về lâu dài gây rất nhiều lỗi cho máy in phun. Chính vì thế gây khó khăn trong quá trình sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa. Do đó thường chỉ khi thực sự cần thiết các văn phòng mới trang bị loại máy in này.